Factura electrònica: els canvis que s’acosten

Per a evitar la morositat en les relacions comercials i millorar la transparència en les transaccions, la facturació electrònica serà obligatòria per a totes les empreses. Així ho establix la Llei Crea i Creix, per a la qual existixen novetats.

A més, el Ministeri d’Hisenda ha aprovat el Reial decret pel qual es desenvolupa la Llei de 2021 per a previndre i evitar el frau fiscal que inclou una altra mesura: les companyies que facturen menys de 6 milions d’euros hauran de remetre a Hisenda de manera instantània les seues factures a partir de l’1 juliol de 2025.

Per a facilitar aquestes mesures, Hisenda facilitarà a pimes i autònoms un sistema de facturació electrònica i el seu enviament de manera immediata al fisc.

En aquest sentit, és important entendre que les empreses que ingressen més de 6 milions d’euros ja remeten les seues factures a Hisenda des de 2017.

Detallem tota la informació, tot seguit.

Les empreses estaran obligades a remetre a Hisenda de manera instantània les seues factures a partir de juliol de 2025

El Reial decret pel qual es desenvolupa la Llei de 2021 cerca evitar el frau fiscal i, per això, inclou una nova obligació.

A partir de l’1 de juliol de 2025, les empreses amb ingressos menors a 6 milions d’euros hi hauran de proporcionar immediatament la seua facturació a l’Agència Tributària.

És important entendre que aquesta mesura no es relaciona amb l’obligació d’emetre factures digitals imposada per la Llei Crea i Creix.

Les empreses hi hauran d’usar programes que complisquen amb uns certs requisits per a l’intercanvi automàtic de factures, garantint la seguretat i traçabilitat de la informació. Per això, com analitzarem més a baix, l’Agència Tributària implementarà una aplicació gratuïta perquè les pimes i autònoms remeten immediatament les seues factures. Aquesta aplicació permetria expedir fins a 100 factures anuals i estalviar costos al no requerir programari privat. La qüestió és que aquesta mesura diferix de les obligacions incloses en la Llei Crea i Creix, la fi de la qual és digitalitzar la facturació.

El 15 de juny es va publicar l’esborrany del Reglament de la Llei Crea i Creix, que regula l’obligatorietat de l’ús de la factura electrònica entre empreses i particulars. Una vegada que este RD siga aplicable la facturació electrònica es convertiria en l’únic sistema que podrà usar-se en les relacions comercials entre empreses, pimes i autònoms. Tal com arreplega la Llei els autònoms podrien tindre un o dos anys addicionals (fins a 2027 o 2028) per a completar la seua adaptació al sistema de facturació electrònica. Tot dependrà de quan es produïsca la publicació de la Llei en el BOE i dels terminis que finalment s’incloguen.

Ara bé, sabies que l’ús de la factura electrònica és obligatori per a alguns autònoms i empreses des de l’any 2015?

Aquesta obligació es va incloure en la Llei 25/2013 però ha passat desapercebuda per a molts.

Per a ajudar-te a comprendre millor com has d’emetre les teues factures, a continuació, analitzem tots els detalls d’estes obligacions per a la teua empresa.

A més, detallem què diu el Reglament (RD 1007/2023) que regula els requisits dels sistemes informàtics i electrònics de facturació.

Què és la factura electrònica?

Tal com arreplega el Ministeri d’Hisenda, una factura electrònica és un document que s’emet en format electrònic que posseïx els mateixos efectes legals que una factura de paper convencional.

Existixen diferents tipus de factures electròniques. Les més comunes són:

• Factura electrònica B2B: s’usa per a transaccions comercials entre empreses.
• Factura electrònica B2C: s’utilitza en les transaccions comercials entre una empresa i un consumidor final.
• Factura amb organismes públics: s’usa en transaccions amb les Administracions.

Quins autònoms estan ja obligats a emetre factures electròniques?

L’ús de la factura electrònica és obligatori per a alguns autònoms i per a algunes companyies des de l’any 2015.

Aquesta obligació es va incloure en la Llei 25/2013 i en ella s’especifiquen diverses indicacions:

Els negocis que treballen amb qualsevol organisme públic poden estar obligats a facturar per via electrònica. L’obligatorietat dependrà de dos qüestions:

• La forma jurídica del proveïdor (si és autònom o si es tracta d’una societat).
• L’import de la factura.

Forma jurídica del proveïdor

En la Llei s’indica que estaran obligats a emetre factures electròniques:

• Societats anònimes.
• Societats de responsabilitat limitada.
• Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que manquen de nacionalitat espanyola.
• Establiments permanents i sucursals d’entitats no residents en territori espanyol en els termes que establix la normativa tributària.
• Unions temporals d’empreses.
• Agrupacions d’interés econòmic i agrupacions d’interés econòmic europeu.

També en el cas dels fons de pensions, de capital de risc o d’inversions, entre altres.

Què passa amb els autònoms persona física? No estaran obligats a emetre factures electròniques quan treballen amb l’Administració. Únicament hi hauran d’emetre les factures en format electrònic quan treballen amb societats anònimes o societats de responsabilitat limitada.

Import de la factura

Cal destacar que algunes administracions no exigixen factura electrònica quan l’import es trobe per davall de 5.000 euros amb IVA inclòs.

Per tant, fins a aquest moment existix una obligació d’emetre factures electròniques amb les Administracions, què passa amb empreses i particulars? T’ho expliquem, tot seguit:

Quan hi hauran d’usar els autònoms obligatòriament la facturació electrònica?

El Govern va aprovar al setembre de 2021 la Llei Crea i Creix, una de les reformes principals del Pla de Recuperació, Transformació i Resiliència que inclou l’obligació d’usar la facturació electrònica per a autònoms i empreses. Aquesta normativa va arribar per a modificar l’article 112 de la Llei 56/2007, de 28 de desembre, de Mesures d’Impuls de la Societat de la Informació.

La Llei de Creació i Creixement d’Empresa va introduir un nou article 1 bis:

“Totes les empreses i autònoms hauran d’expedir i remetre factures electròniques en les seues relacions comercials amb altres empreses i autònoms”.

Fins ara la facturació electrònica únicament era obligatòria quan el destinatari fora una Administració Pública, per a la resta de gestions es podia utilitzar el sistema tradicional de facturació en paper. De fet, només un 15% dels autònoms usa la factura electrònica.

Per a millorar la competitivitat empresarial, promoure la digitalització i acabar amb la morositat, la norma inclou l’obligació de totes les empreses a usar la facturació electrònica.

La Llei Crea i Creix va establir un període de 6 mesos des de la publicació de la Llei per a determinar els requeriments i per al seu desenvolupament reglamentari.

El passat 15 de juny de 2023 es va publicar este desenvolupament, per la qual cosa ja coneixem quins podrien ser els aspectes exactes que caldrà incloure en les factures.

Ara bé, la Llei de 2021 per a previndre i evitar el frau fiscal ha inclòs una altra obligació: les empreses amb una facturació anual inferior als 6 milions d’euros hi hauran de remetre a Hisenda de manera instantània totes les seues factures a partir de juliol de 2025.

Caldrà esperar per a conéixer més detalls. En qualsevol cas, en la Llei Crea i Creix ja s’han establit algunes condicions específiques per a les factures electròniques.

Les pimes i autònoms podran usar un sistema de facturació digital facilitat per Hisenda per al seu enviament immediat al fisc

L’Agència Tributària habilitarà un sistema gratuït perquè els autònoms i les pimes puguen realitzar la seua facturació i compartir-la de manera immediata amb el fisc. Així, es facilitaria el compliment de les seues obligacions i este sistema estaria totalment verificat. Segons les últimes informacions, aquest sistema estaria llest per al seu ús abans de juliol d’este 2024.

Podran usar el sistema de facturació digital els qui facen menys de 100 factures al llarg d’un any. Encara que s’està estudiant augmentar este llindar a un major nombre de factures realitzades.

L’objectiu d’Hisenda és que tant autònoms com pimes usen el sistema ‘Verifactu’ per a l’emissió de les seues factures, el qual inclou, a més, un codi QR.

Hisenda obligarà els autònoms a incloure un codi QR en les seues factures

Abans de detallar quins requisits i com han de ser les factures electròniques és important tindre en compte esta novetat: Hisenda obligarà els autònoms a implementar un codi *QR en totes les factures que emeten.

És a dir, en la Llei Crea i Creix s’inclou l’obligació d’emetre factures electròniques, i ara, s’afig una altra novetat més: serà necessari incloure un codi QR en les factures.

L’aplicació del QR en les factures s’assenyala en el Reial decret 1007/2023. L’entrada en vigor d’esta mesura està a l’espera que s’aprove una orde d’Hisenda.

Perquè Hisenda pretén obligar els autònoms a incloure un QR en les seues factures?

Els objectius principals de la mesura són:

• Facilitar la comprovació per part de l’Agència Tributària. És a dir, servirà per a conéixer si realment el negoci que emet la factura està donat d’alta o l’ha remesa a l’Agència Tributària.
• Agilitzar les deduccions en la declaració d’impostos.
• Possibilitar als clients el coneixement dels detalls de la factura simplement escanejant el codi.

A més, a través d’este codi QR Hisenda pretén que s’eliminen els programes de facturació de doble ús, amb els quals es poden emetre factures però després no tributar per elles.

Els qui estaran obligats a incloure un codi QR en les seues factures?

Hi hauran de complir amb aquesta obligació tant les persones treballadores autònomes com els negocis que es dediquen a la producció i comercialització de béns. En este cas, se’ls donarà 9 mesos perquè s’adapten a l’obligació. La resta de persones treballadores per compte propi tindran fins a l’1 de juliol de 2025 per a fer efectiva esta mesura.

Caldrà esperar per a conéixer més detalls.

Mentrestant, has d’anar coneixent com han de ser les teues factures electròniques i quines elements incloure.

Quins elements hauran d’incloure obligatòriament els autònoms en la factura electrònica?

A continuació, analitzem quins elements hauran d’incloure de manera obligatòria les factures electròniques:

Les factures electròniques hi hauran d’anar firmades amb firma electrònica

Les empreses i professionals que reben les seues factures electròniques a través d’una plataforma d’intercanvi de factures electròniques privades hauran de fer públic el seu punt d’entrada de factures electròniques.

Serà necessari en totes les seues comunicacions amb altres empreses i professionals i, si és el cas, en la seua pàgina web.

IMPORTANT! Totes les factures electròniques que siguen emeses per mitjà de plataformes de factura electrònica privades hauran d’estar firmades per l’emissor amb firma electrònica avançada.

Les factures electròniques s’identificaran amb un codi únic

A més, les factures podran expedir-se per qualsevol mitjà, en paper o en format electrònic, que permeta garantir:

• L’autenticitat del seu origen.
• La integritat del seu contingut.
• La seua llegibilitat, des de la seua data d’expedició durant el seu període de conservació.

Important! Totes les factures electròniques hauran d’identificar-se amb un codi únic.

Aquest codi necessàriament contindrà el número d’identificació fiscal de l’emissor; el número i sèrie de la factura i la data d’expedició de la factura.

Les factures electròniques hauran d’informar de quin és el seu estat

La persona destinatària de la factura electrònica haurà d’informar l’emissor en 4 dies naturals de:

• Acceptació o rebuig comercial de la factura i la seua data.
• Pagament efectiu complet de la factura i la seua data.

Addicionalment, es podrà informar dels següents estats:

• Acceptació o rebuig comercial parcial de la factura i la seua data.
• Pagament parcial de la factura, import pagat i la seua data.
• Cessió de la factura a un tercer per al seu cobrament o pagament, amb identificació del cessionari i la seua data de cessió.

Les factures electròniques hi hauran d’emetre’s a través d’una plataforma homologada

Serà important tindre en compte també quin és el llenguatge informàtic a través del que es crea cada factura.

Les factures electròniques hauran de ser emeses pel Sistema Públic de l’Agència Tributària o a través d’una plataforma de facturació que estiga homologada.

A més, les empreses i professionals que utilitzen la solució pública de facturació electrònica, hauran d’emprar la sintaxi Facturae.

Les factures electròniques hauran d’anar acompanyades d’informació addicional en PDF

Durant els primers 12 mesos des de l’entrada en vigor del RD les empreses que estiguen obligades a emetre factures electròniques en les seues transaccions amb empresaris i professionals hauran d’acompanyar les factures electròniques de:

• Un document en format PDF que assegure la seua llegibilitat per a les empreses i professionals per als quals encara no haja entrat en vigor l’obligació de rebre factures electròniques.
• Excepte quan la persona destinatària de les factures electròniques accepte voluntària i expressament rebre-les en el seu format original.

Quines altres dades han d’incloure les factures electròniques de manera obligatòria?

A més dels elements esmentats anteriorment, la factura electrònica ha d’incloure les mateixes dades obligatòries que si es tractara d’una factura tradicional:

• Número de la factura per a facilitar una cerca ràpida d’esta.
• Dades de l’emissor i del remitent.
• Concepte de la factura.
• Data d’emissió.
• Base imposable o tipus impositiu.
• Retenció de l’IRPF.
• IVA.
• Import total de la factura i mètode de pagament.

Com tindran les empreses i autònoms que facturar electrònicament?

Les pimes, empreses i autònoms hauran d’oblidar-se de l’ús de paper i digitalitzar totes les seues factures. Per a això, hi hauran de formar als seus treballadores perquè aprenguen a usar els programes de factura electrònica.

A més, hi hauran de facilitar als destinataris la visualització de les factures de manera gratuïta i sense necessitat d’imprimir-les. I hi hauran de permetre als seus clients accedir a les seues factures electròniques durant, almenys, els últims 4 anys.

La Llei Crea i Creix obliga, a més, a les empreses a oferir servicis de facturació electrònica capaces d’operar entre ells.

Quins són els terminis per a implantar la factura electrònica obligatòria?

L’obligatorietat d’usar la facturació electrònica té dos terminis diferenciats:

• Les empreses amb una facturació anual que supere els 8 milions d’euros, tindran un termini d’1 any després de la publicació de la Llei Crea i Creix per a usar la facturació electrònica en els seus processos de treball i comunicar els pagaments. De publicar-se en este 2024 l’obligació es farà efectiva en 2025.
• La resta de les empreses, amb una facturació inferior als 8 milions d’euros, tindrien un termini de 2 anys per a adaptar-se a la nova obligació i usar la factura electrònica. Si la Llei es publicara en este 2024 l’obligació tindrà efectivitat en 2026.
• Les empreses tindran tres anys després de l’entrada en vigor (si es publica en 2024 fins a 2027) per a comunicar els estats de la factura i el pagament per a empreses de menys de 6 milions d’euros.
• Les companyies tindran quatre anys després de l’entrada en vigor de la normativa (si es publica en 2024 llavors tindrà efectivitat en 2028) per a comunicar el pagament per a professionals de menys de 6 milions d’euros.

Per tant, els treballadors autònoms podrien tindre entre un i dos anys més per a comunicar els estats de les factures. Ara bé, no cal perdre de vista l’obligació especificada en la Llei de 2021 per a previndre i evitar el frau fiscal.

Les empreses que facturen anualment menys de 6 milions d’euros hi hauran de remetre a Hisenda de manera instantània totes les seues factures a partir de juliol de 2025.

Com han de ser els sistemes informàtics de facturació?

A més de la inclusió del codi QR en les factures, l’RD 1007/2023 inclou altres novetats que afecten els sistemes i als programes de facturació.

Els sistemes de facturació usats per empresaris i professionals han de garantir la integritat, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació.

Això és amb la finalitat d’impedir que puga modificar una factura de manera posterior.

Tots els sistemes informàtics han de tindre de manera obligatòria una declaració responsable en la qual quede constància de qui l’ha expedida de manera vàlida i legal.

Els sistemes i programes informàtics de facturació hi hauran d’estar adaptats a la normativa abans de l’1 de juliol de 2025.

Important! Queden exclosos de l’aplicació del Reglament els contribuents que porten els seus llibres de registre a través de la seu electrònica de la AEAT.

Els registres de facturació hi han d’incloure la data d’expedició de la factura, juntament amb la petjada del registre (hash) com a element de seguretat. Un dels principals objectius del Reglament és incentivar al consumidor final perquè sol·licite els comprovants de les seues operacions. Així podrà remetre’ls voluntàriament a l’Administració tributària per a verificar el seu registre i l’exactitud de les dades reflectides en estes.

Què es considera sistema informàtic d’expedició de factures?

Es considera sistema informàtic el conjunt de maquinari i programari usat per a emetre factures que possibilite:

• L’entrada d’informació de facturació.
• La conservació de la informació de facturació.
• El processament de la informació de facturació.

Quins són els avantatges de la factura electrònica?

El principal avantatge de la facturació electrònica és que permetrà als autònoms lluitar contra la morositat. Podran portar un control dels pagaments pendents, és a dir, la factura electrònica servix per a facilitar l’accés a la informació sobre els terminis de pagament entre empreses.

A més, usant la facturació electrònica es reduïx l’ús de paper en les oficines i es mantenen les factures guardades de forma molt més segura.

Un altre avantatge de la firma electrònica és que s’estalvia espai en l’oficina i es reduïx l’impacte mediambiental.

També es promou la digitalització en les relacions empresarials i es minimitzen els costos de transaccions.

El Kit Digital i la facturació electrònica

Per a facilitar l’adquisició de programes de facturació electrònica, el Govern ha impulsat el programa Kit Digital.

Este programa té com a fi fer costat a les pimes i autònoms a través de subvencions per a fomentar la digitalització en els seus processos de treball.

Per a accedir al Bo del Kit Digital les empreses han de realitzar un test d’autodiagnòstic per a conéixer el seu nivell de maduresa i identificar les seues necessitats de digitalització.

Una d’estes necessitats podria ser l’adopció de la factura electrònica en l’empresa.

Quines són les sancions per no disposar de programes de facturació electrònica?

Les empreses i autònoms que no disposen de programes de facturació electrònica estarien constituint una infracció administrativa.

Aquesta infracció podria ser sancionada amb una multa de fins a 10.000 euros.

La quantia de les sancions s’aplicaria depenent del nombre de persones afectades per la infracció o la continuïtat o persistència d’esta conducta infractora.

Correspondrà a la persona titular de la Secretària d’Estat de Digitalització en Intel·ligència Artificial imposar la sanció.

Et recordem que el Kit Digital permet millorar molts aspectes de la teua empresa, entre els quals destaca també la gestió de processos.